Oct 19

No tenga miedo de automatizar su gestión de intervenciones técnicas

Publicado por : Kieran Le Peron / Etiquetas : , ,

No tenga miedo de automatizar su gestión de intervenciones técnicas

La Inteligencia Artificial es más que un tema de moda. Se está introduciendo poco a poco en todos los sectores de actividad. Las primeras aplicaciones han captado el interés del gran público, especialmente con los asistentes de voz inteligentes del tipo Google Home, Cortana (de Microsoft) o Siri (de Apple). Amazon también ha lanzado el suyo, con Alexa, que llegó a España en octubre de 2018.
 
Pero, más allá del efecto “guau” para el gran público, la Inteligencia Artificial está calando hondo en las empresas, mediante soluciones cada vez más eficientes y personalizadas en función de cada sector de actividad y de cada contexto económico.
 
El ámbito de la prestación de servicios de campo no es una excepción a esta regla. Los avances cada vez más rápidos de las nuevas tecnologías permiten consolidar cada vez más la automatización de determinadas tareas y la personalización del servicio prestado al cliente. La gestión de intervenciones técnicas inicia su revolución.

Automatización de intervenciones técnicas: ¿de qué estamos hablando?

Cuando hablamos de automatizar la gestión de intervenciones técnicas, nos referimos a usar tecnologías y aplicaciones informáticas que permitan automatizar tareas manuales con poco valor añadido o repetitivas. Tareas que se pueden procesar y activar previa petición, en función de determinados acontecimientos.
 
Este es, por otro lado, el punto de partida para la mayoría de las empresas de servicios que dan el paso: empezar por las tareas más tediosas que interrumpen la jornada laboral de los técnicos o de los responsables de organizar las actividades.
 
El objetivo siempre es el mismo: fluidificar el ciclo de vida de la intervención, desde la recepción de la solicitud hasta su validación, y mejorar la productividad y eficacia de los equipos sobre el terreno.

¿Por qué automatizar la gestión de intervenciones técnicas?

Las empresas de servicios de campo se mueven en un entorno cada vez más competitivo. Al mismo tiempo, el auge de la tecnología digital favorece la personalización e inmediatez del servicio prestado al cliente para poder satisfacer sus necesidades. Sobre estas bases, empresas como Amazon o Uber han creado su imperio. Sus clientes ya están acostumbrados y estos clientes son los mismos que los que llamarán a su empresa para solicitar la realización de una intervención en su domicilio.
 
Por lo tanto, como empresa de servicios, su negocio debe adaptarse a esta nueva configuración y, para llevar a cabo esta adaptación, es necesario apostar por la digitalización y la automatización, al menos parcial, de su gestión de intervenciones técnicas.
 
¿Por qué? Pues porque, para poder estar a la altura de sus competidores, debe necesariamente mejorar su capacidad de respuesta y su productividad, además de la calidad de su relación con el cliente. La finalidad es sencilla pero indiscutible: la satisfacción del cliente.
 
Al final, en momentos de feroz competencia, esto es lo que permitirá a su empresa ganar nuevos clientes o conservar los que ya tiene.
 
Al automatizar las tareas repetitivas o con poco valor añadido, su empresa permite tanto a sus planificadores como a sus técnicos concentrarse, cada uno a su nivel, en la satisfacción del cliente: pudiendo responder a las solicitudes más complejas o reparando un equipo con mayor eficacia y rapidez.
 

Para automatizar las agendas de los técnicos

Por lo que respecta a la planificación de rutas, se pueden automatizar distintos aspectos, por completo o en parte, gracias a un programa de planificación especializado en intervenciones técnicas.

Por ejemplo, un programa como Praxedo, dedicado específicamente a la gestión de intervenciones técnicas, dispone de un módulo denominado SmartScheduler. Este módulo, gracias a un algoritmo de inteligencia artificial, permite diseñar la agenda de cada técnico, de manera “inteligente”, teniendo en cuenta diversos condicionantes, como las competencias necesarias para llevar a cabo cada intervención y la geolocalización del técnico.

De este modo, la agenda del técnico se diseña automáticamente, en coordinación con las de los demás técnicos, para maximizar la carga de trabajo de cada uno de ellos de la manera más eficiente posible.
 

Para agilizar la gestión de las órdenes de servicio

Los errores humanos pueden ocasionar problemas cuando hablamos de tarificación, facturación, etc. Por lo que respecta a la facturación, por ejemplo, las empresas que aún trabajan con papel, además de incrementar de manera considerable su riesgo de cometer errores, pierden una gran cantidad de tiempo.
 
Los técnicos que realizan intervenciones tienen que introducir manualmente los datos en un parte de trabajo y, la mayor parte de las veces, escriben mal o se olvidan de cumplimentar determinados campos. A continuación, hay que esperar a que vuelvan a acudir al centro de supervisión con su fajo de partes de trabajo. A menudo, es necesario que transcurran varios días antes de que se retome ese parte de trabajo concreto y después, un empleado del departamento de facturación debe volver a introducir dichos datos para poder emitir la factura. Muy a menudo, esta tarea no resulta fácil. Debido a la mala letra del técnico o a posibles datos que se hayan omitido, es necesario contactar hasta en varias ocasiones con este para poder recopilar toda la información necesaria; y por último, al finalizar el proceso, la factura se envía al cliente por correo postal… Todo este proceso exige cierto tiempo, es molesto y conlleva ciertos riesgos.
 
Actualmente existen en el mercado múltiples soluciones para simplificar la gestión de las órdenes de servicio. Existen programas que permiten enviar un presupuesto al cliente, prever las cargas de trabajo optimizadas de los técnicos, permitir al cliente pagar directamente a través de una aplicación, cargar automáticamente los datos necesarios para emitir una factura y, por último, enviar la factura por correo electrónico al cliente el mismo día de la intervención.
 

Para facilitar la planificación de las rutas

Todos los responsables de organizar las actividades lo saben: optimizar la organización de las agendas de los técnicos no es, ni por asomo, una tarea fácil, y a medida que se incrementa el número de técnicos, la complejidad de esta tarea puede resultar insostenible, eso sin contar con los obstáculos que, sin duda, pueden entorpecer esta mecánica perfecta: las intervenciones urgentes.
 
¿Cómo asegurarse de asignar la intervención adecuada al técnico correcto? ¿Cómo supervisar el progreso de las intervenciones? ¿Cómo hacer un seguimiento de la actividad de los técnicos durante toda su ruta sobre el terreno? No busque más, apueste por la tecnología digital. Las soluciones de gestión de intervenciones técnicas, como Praxedo, pueden ayudarle a incrementar su eficacia y productividad, así como evitarle muchos quebraderos de cabeza. Utilice estos programas de planificación automatizada para ahorrar tiempo y garantizar la optimización de las rutas en su empresa.
 
Para concluir, en la actualidad nadie debería estar perdiendo tiempo y energía en optimizar manualmente la gestión de intervenciones técnicas sobre el terreno. En el mercado existen múltiples soluciones para automatizar la creación de las agendas de sus técnicos y fluidificar todo el ciclo de vida de sus intervenciones. No espere más, seguramente sus competidores ya hayan dado el paso a la era digital. ¿Cuándo lo hará usted?

 

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Acerca del autor

Kieran Le Peron es el Director de Marketing y Comunicación de Praxedo, empresa líder de los programas de gestión de intervenciones para los técnicos. Es especialista en contenidos de marca y responsable de la animación del blog de Praxedo dedicado a las temáticas de la gestión de intervenciones sobre el terreno.

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