Mar 01

Gestión de intervenciones técnicas: cómo agilizar su proceso de facturación

Publicado por : Kieran Le Peron / Etiquetas : , ,

Gestión de intervenciones técnicas: cómo agilizar su proceso de facturación

¿Cuánto tiempo transcurre entre el trabajo efectivo de sus equipos de campo y el momento en que puede emitir la factura a sus clientes?, ¿varios días?, ¿varias semanas?
 
Es hora de mejorar su gestión de intervenciones técnicas gracias a un programa adaptado a su actividad. Descubra rápidamente cómo reducir sus plazos de facturación.

En qué medida una mala gestión de intervenciones técnicas le hace perder el tiempo

¿Qué metodología aplica a su proceso de facturación? Si aún trabaja con papel o con hojas de cálculo de Excel, podría reducir rápidamente los plazos de facturación recurriendo al uso de un programa 100% digitalizado.
 

Comparamos, con fines instructivos, 2 sistemas de facturación

La empresa canadiense Tundra Process Solutions conoce las ventajas de dar el salto: gracias a automatizar la gestión relativa a sus trabajadores de campo, consiguió reducir sus plazos de facturación en un 75%. Antes de implantar un programa para Servicios de Asistencia Técnica SAT, este proceso podía tardar hasta 5 semanas.
 
Cuando todos los informes se hacían por escrito, en formato papel, los técnicos se veían obligados a volver a la oficina continuamente para dejar allí documentos. Estos trayectos de ida y vuelta, además de interferir innecesariamente en el tiempo de disponibilidad de todos los colaboradores, representaba un coste importante. Si, por el contrario, reducían estos desplazamientos, los expedientes llegaban a la empresa varios días después de haberse realizado la intervención.
 

Agilice su proceso de facturación y disfrute de estas ventajas

Cuando se incrementan las horas no facturables, toda la productividad de la empresa se resiente. Además, cuando el funcionamiento se basa en el uso de papel, el trabajo se multiplica: los equipos de campo cumplimentan a mano (o en un dispositivo no conectado) sus informes de intervención y, a continuación, el departamento administrativo debe retranscribirlos en Excel o en un ERP.
 
El primer efecto visible de una facturación rápida y eficaz es el incremento significativo del cash flow o flujo de efectivo. Gracias a ello, va a poder revisar al alza su capacidad de inversión y podrá alcanzar más rápidamente sus objetivos.
 
Por otro lado, aunque el sistema de trabajar con papel, que resulta algo arcaico, puede funcionar relativamente bien cuando se cuenta con un pequeño equipo, en cuanto la empresa aumenta de tamaño, organizarse bien resulta imposible. La única solución posible es la automatización.

¿Cómo organizar mejor la gestión de sus intervenciones técnicas sobre el terreno?

La revolución que supone el hecho de tener una gestión de rutas automatizada empieza sobre el terreno. Sus técnicos, repartidores o auditores recogen y registran todos los datos necesarios para la facturación. Dado que su trabajo es esencialmente móvil, resulta fundamental que los dispositivos con los que trabajan también lo sean. Por este motivo los programas en modo SaaS están ganando terreno y las perspectivas son alcistas para los próximos años.
 

Cómo acelerar su facturación gracias a una solución móvil

Desde la aplicación móvil que los técnicos tienen instalada en su smartphone o tablet, sus colaboradores pueden rellenar directamente in situ su informe de intervención totalmente digitalizado. Asegúrese de elegir una herramienta personalizable e intuitiva, como el programa de gestión de rutas Praxedo. Esta solución permite redactar informes de intervención adaptados a su actividad y a sus necesidades: preguntas cerradas, casillas de verificación, menús desplegables, respuestas preprogramadas, etc. Al tener que escribir por sí mismo pocos datos, su técnico ganará tiempo, aunque tenga pocos conocimientos informáticos. Praxedo también permite controlar automáticamente los datos que se han introducido con el fin de evitar errores. Si el formulario está incompleto, no será posible validarlo.

 

Consejos para elegir un programa realmente útil

Elija siempre su programa para Servicios de Asistencia Técnica SAT en función de las ventajas que le ofrezca. Debe poder sacar provecho de lo que ofrecen las nuevas tecnologías para obtener los mejores resultados. Una solución parametrizable como Praxedo le permite que añadir a sus formularios todos los campos que realmente le resulten útiles.
 
Sus técnicos podrán, por ejemplo, escanear con total facilidad un código de barras o un código QR. Además, podrán realizar fotos y vídeos in situ, que resultan más eficaces que una descripción con palabras. Por último, podrán recoger – en el caso de órdenes de compra o albaranes de entrega, por ejemplo – la firma electrónica del cliente final directamente, a través de su dispositivo conectado con pantalla táctil. De este modo, podrá enviar a su cliente estos documentos por correo electrónico de inmediato y facturar la intervención a lo largo del día.

Son 3 los elementos que le permiten facturar con rapidez

Centralice los datos para acelerar su proceso de facturación

Cuando implanta un sistema de gestión de rutas totalmente digitalizado, todos los datos necesarios para la facturación final se guardan en un mismo lugar. En su programa, todo queda registrado. Algunos datos incluso se recogen automáticamente: los trayectos de sus técnicos se pueden confirmar por GPS y el tiempo que dedican a sus desplazamientos queda registrado.
 
Con las funciones de escáner con las que cuenta Praxedo y la posibilidad de tener un catálogo de artículos, cada colaborador de campo puede indicar con precisión de qué material dispone y qué necesita para poder llevar a cabo correctamente su cometido. Los formularios completos, por su parte, permiten dejar constancia de todas las operaciones realizadas sobre el terreno y del resultado de la intervención, todo ello en tiempo real. A partir de ahora, los datos de la intervención se cargarán al programa de inmediato.
 
Recuerde: procure elegir un programa que también sea accesible offline, en especial si sus equipos intervienen en zonas sin cobertura móvil, como en zonas subterráneas. Praxedo, por ejemplo, realizar una sincronización de los cambios realizados en cuanto tiene de nuevo acceso a la red.

 

Elija un programa compatible con su ERP

Solo una solución de gestión completa y totalmente compatible puede garantizarle una mayor fluidez. Resultaría inútil optimizar su tiempo gracias a los informes técnicos si tiene que transferir manualmente todos los datos a su programa de gestión contable.
 
Si elige Praxedo, tendrá acceso a interfaces de programación en SOAP que le permitirán conectar fácilmente su nuevo programa con su actual sistema de información. En el caso de los ERP más utilizados, como Sage 100 o Salesforce, existen conectores nativos a su disposición, para una sincronización perfecta. A su vez, el flujo de datos se centraliza y automatiza.

 

Agilice también la preparación de las nóminas

Con unas herramientas de gestión de intervenciones eficaces, no solo mejorará sus plazos de cobro, sino que también hará que la elaboración de las nóminas sea más sencilla. Podrá acceder directamente a las horas trabajadas, sin que sus técnicos tengan que cumplimentar registros de horas: el control de horas se realiza con un solo clic.

 

Más allá de la facturación: valiosas herramientas de análisis

Poder contar con datos precisos le ayudará a acceder a una dimensión muy importante de cara a incrementar su productividad: la visibilidad. Cuando se trabaja con documentos en papel, resulta difícil conocer la productividad de los técnicos o las horas facturables. Gracias a una solución de gestión de rutas como la de Praxedo, puede saber cuál es su First Time Fix Rate, saber qué técnico es el más eficaz y por qué. Esta trazabilidad le permitirá mejorar, ya que le permitirá saber cuáles son los errores que se han cometido y reducir las horas no facturables de sus equipos.

 

Artículos similares :

Acerca del autor

Kieran Le Peron es el Director de Marketing y Comunicación de Praxedo, empresa líder de los programas de gestión de intervenciones para los técnicos. Es especialista en contenidos de marca y responsable de la animación del blog de Praxedo dedicado a las temáticas de la gestión de intervenciones sobre el terreno.

Pruebe el experto Praxedo

Prueba sin compromiso, no tarjeta de crédito requerida
une bonne idée, faites un essai gratuit
Prueba gratuita